Герметичные розетки для архивов
Организация хранения архивных документов и обеспыливание документов в архиве
Е.А. КОШЕЛЕВА,
зам. директора Центрального государственного архива Московской области (ЦГАМО)
Требования к обеспечению сохранности архивных документов
Охранный режим хранения документов
Ответственность за нарушение архивного законодательства
Для централизованного хранения и использования законченных делопроизводством документов, как отнесенных в установленном порядке к Архивному фонду РФ, так и других архивных документов длитель. ного хранения (свыше 10 лет), в т. ч. документов по личному составу учреждения, образующихся в процессе его деятельности, создается архив учреждения.
В соответствии со ст. 15 Федерального закона от 22.10.04 № 125.ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации” (далее – Закон об архивном деле) государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать финансовые, материально.технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов, предоставлять для создаваемых ими архивов здания и (или) помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архивов. Практика проверок постановки архивного дела в организациях показывает, что лишь немногие организации имеют специально выделенные изолированные помещения для хранения архивных документов, оборудованные надлежащим образом. Как правило, документы, законченные делопроизводством, годами хранятся в структурных подразделениях организации в необработанном виде, что затрудняет их использование, в т. ч. для исполнения запросов граждан о подтверждении трудового стажа и размера заработной платы за отработанный в данной организации период. Несвоевременное упорядочение документов нередко ведет к невосполнимой утрате сведений, затрагивающих социально-трудовые интересы граждан.
Кроме того, помещения, выделенные для хранения архивных документов, зачастую не соответствуют требованиям обеспечения их сохранности. Некоторые организации в помещении архива складируют отработанную оргтехнику, оборудование, чистые бланки документов и другие посторонние предметы, не имеющие никакого отношения к архивным документам.
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.00,
см. НАК, № 2 2005
В соответствии со ст. 17 Закона об архивном деле организации всех форм собственности обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в т. ч. документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных Федеральным архивным агентством. Ведомственный срок хранения документов по личному составу – 75 лет. В связи с несоблюдением законодательства об архивном деле УК РФ и КоАП РФ установлены меры ответственности за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов.
Требования к обеспечению сохранности архивных документов
Чтобы обеспечить сохранность архива предприятия, прежде всего необходимо осуществить комплекс мероприятий по созданию оптимальных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих их утрату и обеспечивающих их поддержание в хорошем физическом состоянии.
Архиву должно быть предоставлено специально построенное или приспособленное здание либо отдельные, изолированные помещения. Недопускается размещение архива в ветхих, сырых, неотапливаемых, не отвечающих санитарно.гигиеническим требованиям помещениях (в частности, подвальных и чердачных), а также помещениях, соседствующих со службами общественного питания, пищевыми складами и организациями, связанными с хранением или применением химических и взрывоопасных веществ.
Предприятию в соответствии с существующими нормативными актами по организации работы архивов необходимо иметь:
– хранилища для хранения документов;
– помещение для приема, временного хранения, акклиматизации документов;
– помещение для работы исследователей (читальный зал);
– рабочие комнаты для работников архива (причем такие комнаты и помещения для работы исследователей должны быть изолированы от архивохранилищ).
К хранилищу документов предъявляются следующие требования:
– оно должно быть безопасным в пожарном отношении, гарантированным от затопления, иметь запасной выход;
– в нем не должны проходить газовые, водопроводные, канализационные и другие магистральные трубопроводы. Наличие труб немагистрального характера допускается при условии их изоляции в специальных защитных приспособлениях;
– электропроводка в них должна быть скрытой, штепсельные розетки – герметичными;
– в них запрещается применение огня, нагревательных приборов, хранение пищевых продуктов, курение;
– не допускается размещение посторонних предметов и объектов.
Хранилища должны быть оборудованы стационарными или передвижными металлическими стеллажами с соблюдением следующих требований:
– расстояние между рядами стеллажей (главный проход) – 120 см;
– расстояние (проход) между стеллажами – 75 см;
– расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене, – 75 см;
– расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) – 45 см;
– расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) – не менее 15 см.
Документы следует размещать на стеллажах в коробках или связках. Не допускается хранение документов на полу, подоконниках, а также в неразобранном виде.
Стеллажи должны устанавливаться перпендикулярно стенам с оконными проемами, имеющим элементы питания, так, чтобы расстояние от окон и источников тепла было не менее 0,6 м. Нельзя размещать стеллажи, шкафы и другие средства хранения документов вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.
Для хранения научно-справочного аппарата и учетных документов архива необходимо приобрести сейфы или металлические шкафы.
Соответствующий режим хранения документов обеспечивается за счет создания условий, исключающих утрату, повреждение и вредные воздействия окружающей среды
Освещение в хранилищах может быть естественным и искусственным. При естественном освещении на окнах должны быть светозащитные шторы или жалюзи, исключающие попадание прямых солнечных лучей на документы. Для искусственного освещения применяют лампы накаливания взакрытых плафонах. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра. Оптимальный температурно.влажностный режим хранения документов зависит от вида их носителя:
– для документов на бумажной основе – температура 17–19 °С, относительная влажность воздуха 50–55%;
– для документов на пленочных носителях:
а) черно.белых – температура 15 °С, относительная влажность воздуха 40–55%;
б) цветных – температура воздуха 2–5 °С, относительная влажность воздуха 40–55%;
– для документов на магнитных лентах и дисковых носителях – температура 15–20 °С и влажность 50–65%.
В хранилищах необходимо поддерживать стабильную соответствующую нормам температуру и влажность воздуха
Нельзя допускать резких колебаний параметров окружающей среды, т. к. повышенная или пониженная температура и влажность воздуха, а также их резкие изменения отрицательно воздействуют на физическое состояние документов, ведут к их порче и утрате содержащейся в них информации. В помещениях хранилищ с нерегулируемым климатом рекомендуется проветривание, установка дополнительных источников осушения воздуха и т. п.
Температурно-влажностный режим хранения документов следует контролировать путем измерения параметров воздуха контрольно-измерительными приборами: термометрами, психрометрами, гигрометрами, которые нужно разместить в главном проходе на стеллаже на отдаленном расстоянии от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в специальном журнале.
Для обеспыливания коробок и связок архивных дел, стеллажей и всего помещения архива можно использовать бытовой электропылесос
Помещения архива должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли. Чтобы защитить документы от пыли, следует обеспечить максимальную герметичность помещений и по возможности оборудовать их установками, очищающими воздух от пыли и вредных газообразных примесей. В хранилищах необходимо систематически проводить влажную уборку помещений, не реже одного раза в год обеспыливать стеллажи, шкафы, коробки, связки и другие средства хранения документов.
Рекомендуется периодически, например до и после отопительного сезона, хотя бы выборочно проводить обследование документов на выявление насекомых и плесневых грибов. В случае обнаружения биологических вредителей необходимо принять срочные меры по дезинфекции и дезинсекции помещений силами работников архива, а также санэпидемиологических или карантинных служб.
В целях профилактики полы, плинтусы, подоконники, цокольные части стеллажей и иное оборудование помещений хранилищ следует не реже одного раза в год обрабатывать водными растворами антисептиков (2%-ный формалин, 5%-ный катамин АБ и т. п.).
При обнаружении документов, пораженных плесенью, их необходимо изолировать и передать на дезинфекцию. Стеллажи, шкафы, коробки, в которых они хранились, следует протереть водным раствором формалина (3–5%) и просушить. Если плесень появилась на стенах, полах или потолках, нужно обработать пораженные поверхности тем же раствором формалина.
В помещениях архивохранилищ должна быть свободная циркуляция воздуха. Чтобы избежать проникновения насекомых и мелких грызунов в помещения, окна, открывающиеся в теплое время года, а также вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах хранилищ и наружные отверстия вентиляционных систем должны быть защищены сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм.
Правила архивного хранения документов
Кто-то из великих людей однажды сказал: «Без архива нет истории, а без истории нет прогресса. Архивы — хранилища человеческого знания и опыта». Это касается не только глобальных вопросов, но и деятельности небольших компаний. Благодаря архивной документации можно ознакомиться с основными вехами развития организации, предприятия, учреждения, узнать об основных особенностях, успехах и неудачах. Но с перечисленными задачами на 100% справится только правильно организованный архив.
Как подготовить и передать документы на архивное хранение
Первый шаг — определение научно-практической ценности документов. В результате принимается решение относительно того, какие бумаги нужно передать в архив, а какие можно уничтожить. Документация для архива группируется в дела. На титульной стороне каждой папки указывается такая информация:
- полное название организации и структурного подразделения;
- порядковый номер и заголовок дела;
- срок хранения согласно номенклатуре.
Также стоит обратить внимание на такие важные этапы, как составление описи дел и брошюровка документов. Под описью понимается структурирование бумаг, позволяющее работникам архива быстро ориентироваться в информации. Создание переплета упрощает и хранение, и перевозку, и выполнение других манипуляций с документами.
Передача документации в архив проводится на основании описи. Представитель архива проверяет, правильно ли сформированы и оформлены дела, нет ли отклонений от предоставленной описи, есть ли какие-то недостатки. Выполненные действия подтверждаются актом приема-передачи документов с подписями обеих сторон — сотрудника организации и представителя архива.
Требования к архивным помещениям
После согласования всех деталей документы перевозятся в архив. Здание, как правило, состоит из нескольких отдельных помещений. Главное из них — хранилище. Оно изолировано от остальных комнат и нередко находится под охраной. Также есть помещение для приема и первичной обработки документации, учетно-информационный отдел и кабинеты персонала. Основные требования заключаются в следующем:
- строгое соблюдение пожарной безопасности (скрытая проводка, герметичные розетки, отсутствие нагревательных приборов, наличие современных средств пожаротушения);
- оптимальный температурный и влажностный режим (температура воздуха — +17…+19 °С, уровень влажности воздуха — 50-55%);
- высокий уровень безопасности (охранная сигнализация, решетки на окнах, металлические входные двери с надежными замками).
В архиве должен быть предусмотрен минимум один вариант экстренной эвакуации хранилища при возникновении форс-мажорных ситуаций. Еще одно важное условие — использование удобных стеллажей, которые не будут препятствовать поиску нужной папки по дате создания архива, теме, названию организации, отрасли деятельности и другим параметрам.
Сроки хранения архивных документов
Сроки хранения документов в архиве регулируются федеральным законодательством РФ. Например, научная документация должна храниться 15 лет, патенты на изобретения, конструкторские и технологические бумаги, проектная документация по капитальному строительству — 20 лет, оригиналы трудовых книжек и дипломов — 50 лет, документы по личному составу и записи нотариальных действий — 75 лет.
Есть и такие документы, которые хранятся минимальный срок: графики отпусков — 1 год, учетные данные, подтверждающие стаж сотрудника — 3 года, отчеты по технике безопасности и документы о командировках — 5 лет. А вот личные дела руководителей и коллективные договоры должны находиться в архиве постоянно. Больше информации по этому вопросу вы всегда можете узнать у наших сотрудников по телефону +7 (800) 222-50-21.
Организация архивного хранения документов
Управление процессом хранения документации в архивах в нашей стране проводится согласно положениям закона РФ №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», который был принят 01 октября 2004 г.
В ходе коммерческой деятельности каждого предприятия всегда формируются информационные данные в печатном или электроном виде в определенных объемах. Когда временные рамки их подлинности заканчиваются, они подвергаются систематизации, проводится организация архивного хранения документов.
Разновидности архивного хранения документов
Согласно «Перечню типовых управленческих документов», который был утвержден Росархивом 6 октября 2000 года, есть определенные группы бумаг, имеющих конкретный срок и даже тип хранения.
Государственные структуры обязаны всегда передавать дела на архивное хранение исключительно в спецподразделения Архивных Фондов России. А коммерческие структуры имеют более богатый выбор способов хранения документации.
В отношении компаний всех имеющихся форм собственности работают следующие критерии:
- Сроки непосредственного хранения документов определяет только политика делопроизводства самой организации, то есть до того момента, когда минует потребность в актуальности бумаг.
- Наличие ограниченного времени хранения, что указано в положении Перечня, – 1, 2, 5 и10 лет. При этом сам архив находится в офисе компании.
- Законодательство о делопроизводстве организаций, занимающихся коммерческой деятельностью, и внутренние корпоративные положения определяют порядок постоянного хранения документов.
- Допускается как нахождения архивов в филиалах специализированных служб, так и организация системы дел внутри фирмы.
Порядок архивирования
В отношении каждой информационной группы документов ответственный сотрудник, основываясь на нормативно-правовой базе РФ, исключительно в индивидуальном порядке устанавливает конкретные сроки хранения. Всегда составляется подробная опись, где указываются даты изъятия бумаг в архив, а также время окончания срока их хранения. При этом дается ссылка на соответствующее положение действующего закона.
Организация архивного хранения документов внутри компании должна проводиться в локальных зонах или специальных помещениях. Важно наличие систем в виде коробов, архивных папок, боксов и профильного оборудования – каталожных полок, стеллажей. При этом бумаги, имеющие особую ценность, и те, которые несут высокую коммерческую значимость, обязательно размещают в металлических шкафах, где есть сейфовые замки. Когда установленные сроки истекают, уполномоченный сотрудник компании проводит ликвидацию документов и составляет соответствующий акт об уничтожении.
Если для хранения необходим неограниченный период времени, то проводится процедура фондирования с последующей передачей дел в спецучреждения.
Требования по организации архивного хранения документов
Архивное хранение документов подразумевает определенный вариант систематизации бумаг на предприятии, который позволяет придерживаться всех актуальных правил и законодательных норм, чтобы исключить утрату важных данных.
Архив располагают в специальном здании или в изолированном помещении. Недопустима его организация в комнатах с повышенной влажностью и усиленным отоплением. Также он не может находиться возле служб общественного питания, химических и пищевых складов.
Предприятие, которое занимается архивным размещением, должно располагать хранилищем для документов клиентов, комнатой для проведения исследовательских работ. Также в состав должно входить помещение, где принимают бумаги, выполняют их акклиматизацию, здесь же возможно временное хранение носителей информации.
Требования, предъявляемые к хранилищу бумаг
Организация архивного хранения документов требует четкого соблюдения следующих правил:
- безопасность во всех отношениях – само помещение должно быть устойчивым к возгоранию, а также защищенным от возможных затоплений, обязательно наличие запасного выхода;
- в самой комнате не должно быть магистральных трубопроводов, допускаются только те, которые изолированы посредством защитных приспособлений или материалов;
- в архиве может быть только скрытая электропроводка и штепсельные герметичные розетки;
- не разрешается применять огонь и любые нагревательные приборы в архиве, как и хранить там продукты питания, а также прочие посторонние предметы;
- в помещении должны быть металлические стеллажи передвижного или стационарного типа.
Стеллажи, размещаемые в хранилище, также должны соответствовать ряду определенных требований. Например, главный проход между рядами должен занимать не менее 1,2 м, между стеллажами – 0,75 м. Расстояние от полок, которые стоят параллельно стене, до наружной стены должно быть равно не менее 0,75 м., а между торцом и стеной стеллажа должно быть больше 0,45 м. От нижней полки каждого стеллажа от пола необходимо расстояние в 0,15 м.
На самих стеллажах документы располагают исключительно в связках или коробках. Не допускается нахождение документации на полу или на подоконнике в не разобранном виде.
Стеллажи необходимо располагать только перпендикулярно в отношении стен с окнами и элементов питания. При этом расстояние от источника тепла или окна до стеллажа должно составлять больше 0,6 м. Прилегание стеллажей к тем же источникам тепла и наружным стенам не допускается.
Как правильно хранить документы
Свет в помещении, где хранятся архивы, может быть организован как искусственным, так и естественным путем. Если имеется только природное освещение, то важно полностью исключить попадание прямых солнечных лучей на бумаги. Для этого на окна вешают светозащитные шторы и жалюзи.
Искусственное освещение – это обычно лампы накаливания, обязательно находящиеся в закрытых плафонах. Если используются люминесцентное оборудование, то лучше чтобы это были приборы с небольшим УФ-спектром.
Организация хранения документов всегда подразумевает поддерживания правильного температурно-влажностного режима. Бумажные носители информации хранятся при температуре 17-19°С и влажности воздуха 50-55%. Если данные находятся на пленочных носителях, то влажность воздуха должна составлять 40–45%, температура для черно-белых пленок – около15°С, для цветных – 2-5°С. Если информация размещается на магнитных лентах и дисках, то влажность воздуха в диапазоне 50-65% и температурный режим в 15-20°С будет идеальным.
Наиболее частые вопросы, связанные с деятельностью архивов организаций
Куда обращаться по вопросу упорядочения документов в случае ликвидации организации?
По вопросу упорядочения документов ликвидируемых организаций можно обратиться в государственные архивы Ставропольского края, которыми осуществляется данная работа на платной основе:
государственное архивное учреждение «Государственный архив Ставропольского края» (тел.: 35-52-51; 35-52-61);
государственное архивное учреждение «Государственный архив новейшей истории Ставропольского края» (тел.: 75-55-99; 75-43-06).
Куда передаются архивные документы на хранение в случае ликвидации организации?
Куда передаются архивные документы на хранение в случае преобразования организации?
В соответствии с ч. 6, 7, 9 статьи 23 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» при реорганизации организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов, образовавшихся в их деятельности, определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами.
Какие основные требования к помещениям архивов организаций?
В соответствии с нормативными требованиями помещения архивов организаций должны размещаться в приспособленном для длительного хранения документов здании или отдельных помещениях зданий, удаленных от опасных в пожарном отношении объектов, а также промышленных объектов, загрязняющих воздух (агрессивные газы, цементная пыль и т.д.). Пригодность месторасположения архива определяется с учетом заключений санэпидемстанций о степени загрязненности воздуха и службы пожарной охраны.
В районе расположения здания архива среднесуточная концентрация вредных примесей в атмосферном воздухе не должна превышать санитарные нормы.
Здание архива должно иметь высокую долговечность конструкций и огнестойкость (категория пожароопасности «В»), оборудуется средствами охранной сигнализации и открывающимися решетками на окнах нижних этажей.
Не допускается размещение документов в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.
Предназначенные для хранения документов помещения должны быть изолированы от остальных помещений здания.
Хранилища отделяются от соседних помещений архива несгораемыми стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов. В хранилищах не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, а также технологические или бытовые выводы воды. Материалы покрытия стен, полов, потолков, внутренней арматуры хранилищ не должны собирать пыль или быть ее источником, а также выделять агрессивные химические вещества.
Хранилища должны иметь естественную или искусственную вентиляцию (системы кондиционирования), которые обеспечивают рециркуляцию воздуха с кратностью обмена 2-3, стабильность температурновлажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей.
Высота архивохранилища зависит от технологического оборудования, для хранения архивных документов, но не менее 2,25 м до низа выступающих конструкций и, как правило, не выше 4 м.
Электропроводка в хранилищах должна быть скрытой, штепсельные розетки для переносной аппаратуры (пылесосов, ламп и т.д.) — герметичными или полугерметичными. Шнуры переносной аппаратуры должны иметь резиновую изоляцию. Хранилища оборудуются общими и поэтажными электрическими рубильниками. Рубильники, распределительные электрощиты и предохранители, обеспечивающие питание розеток и их отключение, устанавливаются вне хранилищ.
Здания архивов и хранилища должны быть оборудованы средствами пожаротушения и оповещения о пожаре согласно ГОСТ 12.1.004-91, а также противопожарным водоснабжением. Питание внутреннего противопожарного водопровода осуществляется двумя вводами. Выводы пожарного водопровода, пожарные краны устанавливаются за пределами хранилищ с учетом действующих норм и правил противопожарной безопасности. При каждом кране необходимо иметь гибкий прорезиненный рукав протяженностью до крайней точки обслуживаемого хранилища.
При оснащении хранилищ автоматическими системами пожаротушения и переносными огнетушителями предпочтение отдается использованию веществ, не оказывающих побочного разрушающего действия на документы (углекислота и т.д.).
В целях противопожарной защиты все электрооборудование, применяемое в архиве, должно быть заземлено.
Постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте. Это обеспечивается хранением документов в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, а также соблюдением установленного светового режима.
Освещение в хранилищах может быть естественным или искусственным; документы могут размещаться в помещениях с окнами или без окон. Размещение хранилищ в помещениях без окон допускается при наличии в них искусственной или естественной вентиляции воздуха с установленной кратностью воздухообмена.
Естественное освещение в хранилищах допускается рассеянным светом при условии применения в окнах светорассеивателей, автоматических регуляторов светового потока (специальных стекол), защитных фильтров, жалюзи, штор, нанесенных на стекло покрытий и т.п.
В хранилищах, оборудованных системами кондиционирования воздуха, при хранении документов на бумажной основе должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим: температура воздуха 17-19°С, относительная влажность – 50-55%.
В хранилищах должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон устойчивого микроклимата, опасного в санитарно-биологическом отношении. Не допускается размещение документов на полу и подоконниках.
Хранилища должны быть оборудованы стационарными или передвижными металлическими стеллажами.
В хранилищах с естественным освещением стеллажи и шкафы открытого типа устанавливаются перпендикулярно стенам с оконными проемами. В хранилищах без окон стеллажи и шкафы устанавливаются с учетом особенностей помещения, конструкции оборудования и норм его размещения. Не допускается размещение стеллажей, шкафов и другого оборудования для хранения документов вплотную к наружным стенам здания и источникам тепла.
Охранный режим архива обеспечивается посредством технической укрепленности и оборудования здания средствами охранной сигнализации, организации поста охраны, опечатывания помещений, соблюдения пропускного режима и порядка доступа в хранилища.
Размещение архива в приспособленных зданиях и помещениях производится в установленном порядке после проведения их экспертизы. Экспертиза должна установить степень огнестойкости здания, долговечность его основных конструкций и прочность межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок, состояние помещений здания (поэтажных, подвальных, чердачных), наличие и состояние отопительных и вентиляционных систем. Экспертиза проводится представителями архивных, эксплуатационных, пожарных, охранных, санитарных служб по месту нахождения архива.
Если негосударственная организация решила передать свои документы на архивное хранение, чем руководствоваться при выборе архива?
В соответствии с ч.3 ст.21 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» негосударственная организация вправе выбрать любой государственный или муниципальный архив для заключения договора о хранении документов Архивного фонда Российской Федерации или иных архивных документов.
При этом наиболее целесообразно заключение договора по месту расположения негосударственной организации.
Какими перечнями документов необходимо руководствоваться при определении сроков хранения документов организаций?
Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения , утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558, а также отраслевыми перечнями по профилю деятельности организации.
Если в деятельности организации образуется научно-техническая документация, следует использовать также Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2007 № 1182 и зарегистрированный Минюстом России 27.09.2007, рег. № 10194.
Задать вопрос
Вы можете написать нам письмо, используя следующую форму.
Особенности проекта энергоснабжения для архивного помещения
Архивные помещения относятся к категории административных объектов, к которым предъявляются особо жесткие требования безопасности в целях обеспечения максимальной сохранности документов. Согласно СП 31-110-2003, такой объект относится к классу П-II а по уровню пожарной опасности, в связи с чем подключение к электрической сети требуется выполнять с соблюдением ряда нюансов. Проектирование электроснабжения архива должно выполняться компанией, имеющей лицензию на данный род деятельности, а специалисты должны учитывать особенности планировки, количество подключаемого электронного оборудования (в случае установки компьютеров и/или серверов) и прочие нюансы. Сама документация по проекту электрики включает две части – текстовую в виде сопроводительной записки и графическую, куда входят чертежи.
Особенности электроснабжения объекта
По требованиям СНИП 31-110-2003 архив следует размещать в отапливаемом помещении, которое располагается не выше 2 этажа: это объясняется ужесточенными требованиями пожарной безопасности. Они же учитываются при прокладке электропроводки, установке компьютерного и серверного оборудования, подключении осветительных приборов и розеток в кабинетах сотрудников.
Сами помещения архива делятся на следующие типы:
- зал хранения бумажных документов;
- помещения для приема бумаг, их временного хранения с целью последующей обработки и отправки в нужный отдел постоянного содержания;
- кабинеты обслуживающего персонала;
- санитарно-техническая зона (коридор, туалет для сотрудников);
- в некоторых случаях проектирование выполняется для серверной зоны, если архив предназначен для обработки не только бумажных документов, но и электронных файлов.
Общий чертеж помещений
Нормативные положения
Нормы энергоснабжения для таких помещений включают следующий ряд обязательных требований:
- Штепсельные розетки устанавливают во всех зонах, кроме комнаты хранения бумажных документов, они должны иметь герметичную конструкцию во избежание попадания внутрь пыли и влаги.
- Прокладка проводки выполняется с использованием специальных коробов и изоляционных каналов либо газовых труб, скрытое расположение необходимо для обеспечения пожарной безопасности.
- Если в архиве используется мобильная аппаратура, ее шнуры питания должны оснащаться резиновой оплеткой.
- Рубильники для управления и отключения электричества находятся за пределами хранилища, как и распределительные электрощиты.
- Осветительные приборы в архивном помещении должны быть пылезащищенными, герметичными, чаще всего используются светодиодные потолочные устройства, встраиваемые в поверхность: это могут быть модели, применение которых сопровождается минимальными затратами электроэнергии. Освещенность должна быть равномерной, используются лампы белого либо желтого света.
- Объект подключается к системе пожарной сигнализации, помещения оборудуются датчиками дыма и температуры, при возгорании сигнал отправляется на пульт дистанционно.
- Кабинеты сотрудников, приемная и пожарный пост архива оборудуются проводными телефонами, в комнате документации устанавливают средства связи местной АТС.
Что входит в проект электроснабжения архива
Независимо от планировки и размеров архивного помещения проект включает следующие части:
- Титул, согласование, содержание документа.
- Допуск компании-проектировщика на деятельность по созданию электропроекта.
- Техзадание.
- Сопроводительная записка.
- Схема расположения помещений.
- Чертеж с указанием основных компонентов электросети, элементов заземления.
- Инженерная спецификация на используемую технику и материалы для подключения.
Специалисты делают проект с учетом площади объекта, количества электронного оборудования (компьютеры, серверы, телефоны, интернет-кабель и пр.), а также требований ТБ.
Из чего складывается стоимость
Цена расчетов зависит от следующих моментов:
- Вид самого проекта. Он может быть индивидуальным, в этом случае затраты будут выше, или типовым: второй вариант дешевле, но не все нюансы могут быть учтены.
- Количество помещений, которые входят в состав архива.
- Число подключаемых потребителей (розетки, компьютерное оборудование, сигнализация, телефон и т.д.).
- Индивидуальные особенности.
Почему не стоит доверять проектирование дилетантам
Нередко владельцы архивных помещений, желая сэкономить, доверяют создание проекта сомнительным компаниям, предлагающим низкие расценки. В результате можно столкнуться с рядом проблем:
- несоблюдение требований СНИП, которые являются принципиальными, без их выполнения появятся трудности с согласованием в надзорных органах;
- неправильная укладка электропроводки, из-за чего происходит перерасход материалов;
- установка недостаточного количества розеток и переключателей, в результате которого наблюдаются трудности в использовании;
- отсутствие гарантии безопасности.
Именно поэтому лучше обращаться к специалистам, которые имеют богатый опыт, могут выполнить расчеты быстро и с учетом всех нюансов структуры архива. Пример проекта электроснабжения такого административного объекта можно посмотреть ниже.
Пример проекта электроснабжения административного помещения
Услуги проектирования от профессионалов
Компания «Мега.ру» предлагает профессиональное создание проекта электроснабжения административных помещений любой сложности, в том числе типового или индивидуального. По заявке клиента специалисты рассчитают объем работ и материалов, сформируют документацию, полностью готовую к согласованию в надзорных государственных органах.
Мы работаем по Москве и области. Так же готовы рассмотреть удаленное сотрудничество по всей территории РФ. Узнать подробности можно у наших менеджеров, связавшись с ними любым способом связи, указанным в разделе «Контакты».
